Job Title: Motorsport-Event-Koordinator

Standort: Ittlingen

Salary: From €40,000 depending on experience

Gehalt: Ab €40.000 je nach Erfahrung

About FAT Karting League

FAT Karting League is a high-performance motorsport business built around competition, precision, and experience. We deliver organised racing environments where attention to detail, consistency, and teamwork are critical to success — on and off the track.

As a growing organisation, we’re building more than just a karting league. With plans to expand into other areas of motorsport, we’re creating opportunities for people who want to grow with the business and develop their careers as we scale. We’re looking for driven individuals who thrive in fast-paced, energetic settings, take pride in high standards, and are motivated by responsibility, progression, and being part of something that’s moving forward.

Über FAT Karting League

Die FAT Karting League ist ein leistungsorientiertes Motorsportunternehmen, das auf Wettbewerb, Präzision und Erlebnis ausgerichtet ist. Wir bieten strukturierte Rennumgebungen, in denen Detailgenauigkeit, Beständigkeit und Teamarbeit sowohl auf als auch neben der Strecke entscheidend sind.

Als wachsendes Unternehmen bauen wir mehr als nur eine Karting-Liga auf. Mit geplanten Expansionen in weitere Bereiche des Motorsports schaffen wir Möglichkeiten für Menschen, die mit dem Unternehmen wachsen und ihre Karriere gemeinsam mit uns weiterentwickeln möchten. Wir suchen engagierte Persönlichkeiten, die sich in einem dynamischen Umfeld wohlfühlen, hohe Qualitätsstandards schätzen und durch Verantwortung sowie Entwicklungsmöglichkeiten motiviert sind.

Role Summary

The Event Coordinator is responsible for converting customer enquiries into confirmed bookings through proactive communication and a consultative approach.

In addition, the role supports event delivery by acting as the main point of contact for customers, ensuring accurate administration, identifying opportunities for additional bookings, and contributing to continuous improvement of customer and operational processes.

This role combines sales, customer service, and on-site event support within a dynamic motorsport environment.

Rollenübersicht

Der Event Coordinator ist verantwortlich für die Umwandlung von Kundenanfragen in verbindliche Buchungen durch proaktive Kommunikation und einen beratenden Ansatz im Verkaufsprozess.

Darüber hinaus unterstützt die Position die Durchführung von Veranstaltungen, fungiert als zentrale Ansprechperson für Kunden, gewährleistet eine korrekte Administration, identifiziert Möglichkeiten für Zusatzbuchungen und trägt zur kontinuierlichen Verbesserung von Kunden- und Betriebsprozessen bei.

Die Rolle vereint Vertrieb, Kundenservice und operative Unterstützung vor Ort in einem dynamischen Motorsportumfeld.

Key Responsibilities

Lead Conversion & Sales

Manage new and existing enquiries via CRM systems, phone, email, and social platforms

Build strong relationships with customers and guide them through the booking process

Provide clear and accurate programme information and handle objections professionally

Proactively follow up on enquiries to maximise conversion rates

Maintain accurate and up-to-date records within CRM systems

Event Delivery & Customer Experience

Act as the primary point of contact for customers during events

Manage on-site administrative processes (e.g. registration and data accuracy)

Communicate schedules and updates clearly and professionally

Collect and document customer feedback

Escalate operational issues where required

Promote future events and programmes

Community & Brand Engagement

Support social media activity in collaboration with the wider team

Act as a local brand ambassador

Process Improvement & Project Support

Contribute to improvements in sales and customer service processes

Support operational projects and initiatives

Identify opportunities to improve efficiency and customer experience

Hauptaufgaben:

Lead Conversion & Vertrieb

Bearbeitung neuer und bestehender Anfragen über CRM-Systeme, Telefon, E-Mail und soziale Medien

Aufbau vertrauensvoller Kundenbeziehungen und Begleitung durch den Buchungsprozess

Bereitstellung klarer und vollständiger Programminformationen sowie professioneller Umgang mit Einwänden

Proaktive Nachverfolgung von Anfragen zur Maximierung der Abschlussquote

Pflege korrekter und aktueller Daten im CRM-System

Eventdurchführung & Kundenerlebnis

Zentrale Ansprechperson für Kunden während Veranstaltungen

Durchführung administrativer Prozesse vor Ort (z. B. Registrierung, Datenprüfung)

Klare und professionelle Kommunikation von Zeitplänen und Änderungen

Erfassung und Dokumentation von Kundenfeedback

Weiterleitung operativer Themen an die zuständigen Stellen

Förderung zukünftiger Veranstaltungen und Programme

Community & Markenpräsenz

Unterstützung bei Social-Media-Aktivitäten in Zusammenarbeit mit dem Team

Repräsentation der Marke auf lokaler Ebene

Prozessoptimierung & Projektunterstützung

Mitwirkung an der Optimierung von Vertriebs- und Serviceprozessen

Unterstützung bei operativen Projekten

Identifikation von Verbesserungspotenzialen in Abläufen und Kundenerlebnis

Requirements

Qualifications and Experience

Essential

Be able to speak German fluently and English

Experience in a customer-facing role involving enquiry management

Experience handling inbound enquiries via phone, email, or CRM

Strong communication skills and ability to build rapport quickly

Professional and confident communication style

Ability to prioritise and manage multiple tasks

High attention to detail

Experience using CRM systems

Ability to remain calm under pressure

Desirable

Experience in sales or conversion-focused roles

Experience in events, sports, or youth programmes

Social media or community engagement experience

Process improvement or project experience

Qualifikationen und Erfahrung:

Erforderlich

Kann Deutsch fließendund Englisch sprechen

Erfahrung in einer kundenorientierten Position mit Bearbeitung von Anfragen

Erfahrung im Umgang mit Anfragen per Telefon, E-Mail oder CRM-System

Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und schnelle Beziehungsbildung

Professionelles und sicheres Auftreten

Fähigkeit zur Priorisierung und Organisation mehrerer Aufgaben

Hohe Detailgenauigkeit

Erfahrung im Umgang mit CRM-Systemen

Belastbarkeit und souveränes Auftreten unter Druck

Wünschenswert

Erfahrung im Vertrieb oder in einer abschlussorientierten Rolle

Erfahrung im Event-, Sport- oder Jugendbereich

Erfahrung im Bereich Social Media oder Community Management

Erfahrung in Prozessoptimierung oder Projektarbeit

Additional Information

Full-time, permanent position based in Ittlingen, Germany

Standard full-time working hours apply; weekend work will be required during events however, TOIL will be available

Working time will comply with German labour laws

Travel to event locations is required

Weitere Informationen

Vollzeitstelle, unbefristet, Standort Ittlingen, Germany

Es gelten die üblichen Vollzeitarbeitszeiten; an Wochenenden wird jedoch während Veranstaltungen Arbeit erforderlich sein, dafür gibt es Freizeitausgleich

Arbeitszeiten gemäß deutschem Arbeitsrecht

Reisebereitschaft zu Veranstaltungsorten erforderlich

FAT Karting League is committed to equal opportunities and fostering an inclusive workplace.

FAT Karting League setzt sich für Chancengleichheit und ein inklusives Arbeitsumfeld ein.