Eine verlässliche und gut strukturierte Verwaltung ist eine wichtige Grundlage für die pädagogisch-therapeutische Arbeit der Second Home Jugendhilfe GmbH. In unseren stationären therapeutischen Wohngruppen unterstützen wir junge Menschen in ihrer persönlichen Entwicklung und schaffen hierfür einen stabilen organisatorischen Rahmen.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt möchten wir unser Team verstärken und suchen eine engagierte Verwaltungsfachkraft mit Assistenzfunktion für die Geschäftsführung. Sie arbeiten strukturiert, verantwortungsbewusst und behalten auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick. Neben klassischen Verwaltungsaufgaben unterstützen Sie die Geschäftsführung aktiv bei organisatorischen, personellen und administrativen Prozessen.

Ihre Aufgaben

Eigenverantwortliche Durchführung allgemeiner Verwaltungs- und Büroaufgaben

Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft

Organisation und Koordination interner Abläufe und Termine

Ansprechpartner/in für die externe Kommunikation per Telefon, E-Mail und Post

Kommunikation und Abstimmung mit der Geschäftsführung sowie den Teams der Wohngruppen

Erfassung, Pflege und Verwaltung von Personalstammdaten

Unterstützung im Vertragsmanagement

Mitarbeit im Recruiting und Bewerbermanagement

Weiterentwicklung, Digitalisierung und Optimierung von Verwaltungsprozessen

Unterstützung im Rechnungswesen und bei administrativen Auswertungen

Mitarbeit in organisatorischen und bereichsübergreifenden Projekten

Requirements

Ihr Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder abgeschlossenes Studium mit betriebswirtschaftlichem Schwerpunkt

Berufserfahrung im Verwaltungs-, Personal- oder Assistenzbereich

Idealerweise Erfahrungen im Recruiting, Projektmanagement oder der Geschäftsführungsassistenz

Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise

Hohes Verantwortungsbewusstsein sowie ausgeprägte Organisationsfähigkeit

Fähigkeit, sich schnell in neue Themengebiete einzuarbeiten und erforderliches Wissen zielgerichtet anzuwenden

Gute EDV-Kenntnisse sowie eine hohe technische Affinität

Schnelle Auffassungsgabe, Eigeninitiative und lösungsorientiertes Denken

Freundliches und professionelles Auftreten sowie Kommunikationsstärke