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As Arrive, we guide customers and communities towards brighter futures and more livable cities, it isn’t a challenge just anyone could take on. Luckily, we have something to help us make it happen. Our people and our values. We Arrive Curious, Focused and Together. Just as our entire brand is inspired by the North Star, the shining light leading travelers to their destinations since time began, our values guide us. They help us be at our best. For our customers. For the cities and communities we serve. For ourselves. As a global team, we are transforming urban mobility. Let’s grow better, together.

Senior Commercial Operations Specialist (m/w/d)

Die Rolle

Wir suchen eine hochgradig selbstständige und lösungsorientierte Persönlichkeit als Senior Commercial Operations Specialist zur Verstärkung unseres wachsenden Teams in Deutschland.

Dies ist keine klassische Vertriebsinnendienst- oder reine Administrationsrolle. Vielmehr handelt es sich um eine zentrale operative Schlüsselposition an der Schnittstelle von Kundenbetreuung, kommerzieller Koordination und Prozessoptimierung.

Du fungierst als operatives Rückgrat zwischen Kunden, Account Management, Service Teams, Produktionsstandorten und internen Stakeholdern und stellst sicher, dass Projekte, Anfragen, Angebote, Serviceverträge und operative Prozesse reibungslos End-to-End umgesetzt werden.

Dabei spielst du eine wichtige Rolle, Strukturen und Prozesse in einem dynamischen und sich ständig weiterentwickelnden Umfeld aktiv mitzugestalten und zu verbessern.

Die Rolle vereint:

Kundenkoordination,

kommerzielle Administration,

Prozessverantwortung,

kontinuierliche Verbesserung,

sowie informelle operative Führung.

Das Unternehmen bietet physische Hardware und damit verbundene Dienstleistungen hauptsächlich für Städte und Gemeinden an. Das Portfolio umfasst Neu- und Gebrauchtgeräte, Ersatzteile, Upgrades, Tarifänderungen sowie Serviceverträge.

Im Gegensatz zu Positionen, die sich ausschließlich auf digitale Lösungen oder Software konzentrieren, umfasst diese Rolle die operative Abwicklung des gesamten Lebenszyklus physischer Produkte. Dazu gehören die Auftragsbearbeitung, der Wareneingang, die Bestandsverwaltung, die Auslieferung, die Ersatzteilverwaltung und die Rechnungsstellung.

Als Teil des Commercial-Operations-Teams steuerst du diese Prozesse innerhalb des ERP-Systems und stellst sicher, dass Aufträge, Lieferungen, Bestandsdaten und Rechnungen korrekt aufeinander abgestimmt sind. Dazu gehört auch die Bearbeitung komplexer Fälle, in denen Aufträge, Lieferungen oder Rechnungen aufgeteilt, angepasst oder mit verschiedenen internen und externen Ansprechpartnern koordiniert werden müssen.

Wir suchen eine proaktive und erfahrene Persönlichkeit, die komplexe operative Vorgänge eigenständig steuert, Probleme analysiert und löst, die Verantwortung für End-to-End-Prozesse übernimmt und Arbeitsabläufe kontinuierlich verbessert und optimiert.

Deine Aufgaben & Verantwortlichkeiten

Kernfokus

Prozessanalyse & End-to-End-Optimierung: Identifikation von Engpässen bei den 7 Auftragsarten; Verschlankung und Automatisierung manueller Workflows.

Fachliche Führung & Guiding: Onboarding, Coaching der Specialists/Working Students und Etablierung von Best Practices.

Stellvertretung: Informelle operative Vertretung der Leitung.

Bearbeitung komplexer Abrechnungsfälle, beispielsweise bei Teillieferungen, aufgeteilten Aufträgen oder Rechnungen sowie bei unterschiedlichen Kundenanforderungen.

Commercial & Customer Operations

Eigenverantwortliche Betreuung und Steuerung von Kundenanfragen und kommerziellen Vorgängen End-to-End.

Erstellung und Verwaltung von Angeboten, Rechnungen, Aufträgen und servicebezogenen Dokumentationen.

Koordination von Ersatzteilen, Serviceeinsätzen und Wartungsverträgen.

Zuverlässiger Ansprechpartner für Kunden sowie interne Stakeholder.

Operative Koordination & Ownership

Eigenständige Übernahme operativer Themen und proaktive Lösungsfindung.

Selbstständiges Handling von Sonderfällen und Entscheidungsfindung innerhalb des Verantwortungsbereichs.